Bedrijfsvoering en financieel beleid

3.1 Bedrijfsvoering

Risicomanagement

Bij Vanboeijen heeft risicomanagement ten aanzien van de inhoudelijke en ondersteunende processen continu aandacht. Het uitgangspunt is de verantwoordelijkheid voor de zorg én de bedrijfsvoering laag in de organisatie neer te leggen, binnen duidelijke kaders. Dit vraagt een risicobewustzijn en kwaliteitsdenken bij elke medewerker. De organisatie is ingericht op de gedachte van continu verbeteren. Actuele risico’s worden in kaart gebracht en geagendeerd in het overleg op de locaties, van het directieteam en in de vergaderingen met de RvT. Hierbij is aandacht voor het transparant verantwoording afleggen over prestaties aan externe stakeholders. Het vroegtijdig communiceren van risico’s maakt tijdige bijsturing mogelijk.

Naast de eigen risicobeoordeling vindt er op verschillende manieren ook externe risicobeoordeling plaats. Elk jaar wordt door de accountant een interim controle en een jaarrekening controle uitgevoerd. Hierbij wordt de werking van de administratieve organisatie getoetst. Ook het Waarborgfonds Zorgsector (WfZ) verricht jaarlijks een herbeoordeling om te bezien of het lidmaatschap van Vanboeijen kan worden gecontinueerd. Ten slotte wordt Vanboeijen jaarlijks extern geaudit op basis van de HKZ-normering door de certificerende instantie. Voor al deze externe beoordelingen geldt dat de follow-up adequaat wordt opgepakt. De audits van het WfZ en HKZ over 2018 kenden een positieve conclusie.

Daarnaast geldt voor Vanboeijen continu het risico van gewijzigde zorgfinanciering en regelgeving vanuit de overheid. Het kunnen inspelen op de veranderende behoefte van bewoners en cliënten en hun ouders en verwanten maakt innovatief denken en handelen noodzakelijk. Het actueel houden van een meerjarenstrategie is voor Vanboeijen van groot belang en maakt onderdeel uit van het risicomanagement. De continuïteit van zorg aan de bewoners en cliënten, de relatie met ouders en verwanten en externe stakeholders en het gezond houden van de eigen organisatie zijn de belangrijkste doelen in dit kader.

Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering van Vanboeijen steunt op een terugkerende beleidscyclus. Dit start met het stellen van inhoudelijke prioriteiten en speerpunten in lijn met de meerjarenstrategie en het stellen van een kader voor de begroting voor het komende jaar. De Raad van Bestuur stelt de kaders vast, afstemming vindt plaats met de RvT, de MZR, de CBR en de CVR. Daarmee is instemming en draagvlak gecreëerd voor de te nemen maatregelen en de beschikbaar te stellen financiële middelen in de begroting. Op grond hiervan worden de deelbegrotingen opgesteld voor zorglocaties en ondersteunende diensten. Het vertrekpunt hierbij is de zorgvraag, die met behulp van een volumebegroting leidt tot een personele begroting. De uiteindelijke begroting wordt door de RvB vastgesteld en door de RvT goedgekeurd. Na vaststelling van de begroting wordt de rapportage voor het jaar ingericht en kan het periodiek monitoren van gestelde doelen via de realisatie starten. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een BI-tool om de actualiteit goed te kunnen volgen. Tenslotte worden kwartaalrapportages opgesteld met een integraal karakter.

3.2 Financieel beleid

Algemeen financieel beleid

Het financiële beleid van Vanboeijen is erop gericht om binnen de kaders van de Wet langdurige zorg (Wlz), Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet een betrouwbare en stabiele zorgaanbieder te zijn. Om dit te kunnen realiseren is jaarlijks een positieve toevoeging aan de algemene reserves noodzakelijk om eigen vermogen op te bouwen, te kunnen investeren, te innoveren en om eventuele tegenvallers op te kunnen vangen. 

Vanboeijen heeft in 2018 de vooruitgang van haar financieel beleid voort kunnen zetten. In 2018 waren de effecten van de verbeteringen uit het herstelplan merkbaar en is ingezet op een bestendiging daarvan. Sinds 2016 is de financiële positie flink verbeterd. Er blijft ingezet worden op een verdere verbetering van de stabiliteit van de organisatie en een verbetering van de liquiditeitspositie.

Met haar financiers heeft Vanboeijen goede afspraken kunnen maken. Het investeringskrediet van de Rabobank voor de financiering van de nieuwbouw Middenweg 16 is omgezet in een langlopende lening. Deze nieuwbouw biedt de bewoners en cliënten een mooie plek om te wonen en maakt de sloop van de oudste panden op Park Diepstroeten mogelijk. Vanboeijen heeft in de komende jaren voldoende liquiditeiten voor de geplande uitgaven en heeft tevens een buffer voor het opvangen van eventuele risico’s en onzekerheden. Niettemin zijn acties ingezet om de liquiditeitspositie verder te verbeteren.
Vanboeijen heeft een koers ingezet om met een structurele rendementsverbetering de solvabiliteit (het eigen vermogen uitgedrukt in percentage van het balanstotaal) te verbeteren, waarbij een solvabiliteit van 25% wordt nagestreefd. Belangrijke stakeholders, zoals het WfZ en financiers, geven een dergelijk niveau van de solvabiliteit als richtlijn. In de kaderbrief van de begroting is beschreven welke resultaat gewenst is om in de komende jaren de gewenste solvabiliteitsverbetering te kunnen realiseren.

Exploitatie 2018

In de goedgekeurde begroting 2018 was rekening gehouden met een voordelig resultaat van € 1,6 mln. Het gerealiseerde resultaat over 2018 is met € 1,8 mln hieraan vrijwel gelijk, mede als gevolg van een incidentele bate van
€ 0,7 mln in verband met de vordering compensatieregeling transitievergoedingen. 

Het resultaat bleef onder druk staan door een aanhoudend hoger ziekteverzuim: 5% begroot tegen 6,6% realisatie. Dit heeft een forse impact op de personeelskosten, door de kosten van de vervanging door extra inzet. In 2018 is een reductie van het ziekteverzuim voortdurend een punt van aandacht geweest. Desondanks is het aantal langdurig verzuimers gestegen. Dit leidt tot een hogere voorziening voor langdurig ziekteverzuim: 2017 € 0,8 mln, 2018 € 1,0 mln.

In 2018 is een bijsturing op de resultaatontwikkeling noodzakelijk geweest, met name ten aanzien van de kosten van personeel niet in loondienst (PNIL) en de materiële kosten. Naast kostenbeheersing is ook gezocht naar opbrengstvergroting. Vanboeijen heeft aanvullende afspraken kunnen maken met het zorgkantoor over de inzet van meerzorg. Deze hebben een positieve uitwerking gehad op het resultaat. 

Het bezettingspercentage blijft op niveau en is gemiddeld over 2018 97,5%.

Balanspositie 2018

De balans van Vanboeijen heeft zich door actieve sturing in 2018 positief ontwikkeld. Het resultaatratio, de loan to value en de solvabiliteit zijn verbeterd ten opzichte van 2017. Voor Vanboeijen gelden per 31 december 2018, in vergelijking 2016 en 2017, de volgende ratio’s:

Resultaatratio 2018 2017 2016
Resultaatratio (bedrijfsresultaat / totaal opbrengsten) 2,0% 0,6% ‑4,2%

Liquiditeit 2018 2017 2016
Current ratio (vlottende activa / kortlopende verplichtingen) 0,6 0,6 0,5

Loan to Value 2018 2017 2016
Loan to value (langlopende leningen / vaste activa) 68,7% 70,5% 74,0%

Solvabiliteit 2018 2017 2016
Balansratio (eigen vermogen / balanstotaal) 22,4% 19,8% 17,9%

DSCR 2018 2017 2016
DSCR (betalingscapaciteit / financiële verplichtingen) 1,4 1,2 1,5

Door een afname van de langlopende financiering is de solvabiliteit in 2018 verder verbeterd. Ook het positieve resultaat draagt hier aan bij. De liquiditeit is licht verbeterd, ondanks een hoog aflossingsniveau van de langlopende financiering. De loan to value is door het hoge aflossingsniveau verder verbeterd.

Verwachtingen 2019

In 2018 is een nieuwe strategische koers ontwikkeld, waarin onder andere bepaald is welke marktsegmenten Vanboeijen wil bedienen. Met de strategische koers wordt ingezet op het resultaat dat wij willen bereiken: Vanboeijen is een sprankelende, robuuste en bestendige organisatie waarop je kunt vertrouwen. 

Door de NZa is eind 2017 een kostenonderzoek Wlz uitgevoerd. De NZa heeft op basis hiervan nieuwe tarieven vastgesteld. Deze tarieven vormen de basis voor de begroting 2019. Per saldo leiden de tarieven voor Vanboeijen tot hogere opbrengsten. Een nuancering hierbij is dat de basis gevormd wordt door een kostprijs van 2016. Bovendien is de actuele krapte op de arbeidsmarkt, en als gevolg daarvan de hoge inzet van PNIL, hier niet in meegenomen.

Bij de financiële beoordeling van Vanboeijen door externe stakeholders wordt met name gelet op de meerjarige ontwikkeling van de solvabiliteit en kasstroomontwikkeling. Het is voor Vanboeijen dan ook van belang om de komende jaren een stabiele exploitatie-ontwikkeling te laten zien. Voor 2019 is een verdere verbetering van de bedrijfsvoering van zorglocaties in de steigers gezet. De beheersing van de personele inzet en de kosten van PNIL zijn hierin een speerpunt. Er is een begroting afgegeven met een reële verwachting van een positief resultaat van 1,4%. Het beter organiseren van de personele inzet en tegelijk het terugdringen van het ziekteverzuim, hebben hoge prioriteit. Er vindt een adequate monitoring plaats op de uitvoering van de kritische prestatie-indicatoren ingezette uren, cliëntbezetting en ziekteverzuim.

Er wordt gebruik gemaakt van een meerjarenbegroting, welke jaarlijks wordt geactualiseerd, en van een 18-maands liquiditeitsprognose. 

Vanuit het directieteam wordt in 2019 voor wat betreft het financieel beleid vooral gestuurd op:

  • Verbetering van de exploitatie van momenteel onrendabele locaties, en het uitzetten van acties aan de hand van de maandelijkse financiële resultaten;
  • Proactief zorgdragen voor een optimale cliëntbezetting en het optimaliseren van het extern budget per bewoner of cliënt door het (waar mogelijk) aanvragen van toeslagen;
  • Actief zorgdragen voor een personele bezetting op een zorglocatie, passend binnen de financiering van te leveren zorg;
  • Planvorming ter ondersteuning van besluitvorming door middel van business cases voor onrendabele locaties, bij nieuwbouw of verbouw.